SemanaRAF 38 – 2010

LO URGENTE Y LO IMPORTANTE

[tiempo estimado de lectura: 02:30]

Se ha escrito mucho y reescrito sobre los 4 cuadrantes que Stephen Covey plantea en su libro “los 7 hábitos de la gente áltamente eficaz”. Recomendamos su lectura.

Hoy lo que pretendemos es ver cómo estamos en nuestra profesión operando en cada cuadrante.

Algunas preguntas para hacernos…

… ¿En qué estamos ocupando nuestro tiempo?

… ¿Cuáles son las tareas importantes y no urgentes que por no planificar, por no ir resolviendo oportunamente y con tiempo dejamos que se vayan corriendo hacia el cuadrante de lo urgente?

… ¿Cuánto tiempo pasamos en los cuadrantes de lo NO IMPORTANTE?  

 

URGENTE

NO
URGENTE

IMPORTANTE

I

Firmar un formulario 

Presentar negocios 

Presentar facturas 

Generar nuevas entrevistas para presentar nuestros servicios

Hacer entrevistas de negocios.

Responder llamados de clientes

Atender ciertos reclamos

II

Planificar las actividades semanales, diarias.

Generar entrevistas con tiempo para la semana siguiente.

Capacitación; aprendizaje; práctica; entrenamiento

Preparar propuestas con tiempo; ni bien llego de la reunión de indagación de necesidades.

Generar relaciones.

NO
IMPORTANTE

III

Atender ciertos llamados de compromiso.

Reuniones en las cuales no se resuelven cosas.

Atender a los “ladrones de tiempo”; los que no tienen nada que hacer y lo vienen a hacer donde está uno.

IV

Hablar de temas irrelevantes en la oficina.

Navegar por internet sin saber lo que se está buscando. 

Salir sin rumbo… “ a ver qué pasa”. 

Hacer “tiempo” en los bares.

Hacer nada.

 El mismo Covey nos dice: “La gente efectiva se aleja del Cuadrante III y IV porque, sean cosas urgentes o no, son cosas que no son importantes.  También reducen el Cuadrante I al máximo para pasar más tiempo en el Cuadrante II.” 

Ninguna actividad es taxativa de un cuadrante. Por ejemplo. El hacer “nada” puede significar estar descansando o recuperando energía como parte de la re-creación. En todo caso cada uno sabe para qué le sirve cada actividad que está desarrollando y la energía que le pone a cada una a lo largo del día. De cualquier, forma uno puede hacerse cargo de su propio pasaje por el cuadrante IV, el de lo no importante ni urgente, el de la pérdida de tiempo, pero por respeto a los demás podemos estar atentos a no estar siendo los causantes de empujarlos al cuadrante III, el de lo no importante.

Esperar al día del cierre de quincena para presentar el último requerimiento para que se emita un negocio; o lascorridas de última semana del mes; o de los tres últimos meses del año para alcanzar objetivos comerciales pueden convertirse en prácticas estresantes.

Operar en el segundo cuadrante es lo ideal y es lo que nos permite estar en un estado de plenitud o felicidad. 

En los cursos de KBI [Kinder Brothers International], Diego Chornogubsky nos habla del semáforo de las actividades. Mediante esta metáfora nos invita a ponerle colores a las actividades y las divide en tres colores:

Actividades VERDES.  Son vitales. También las llama APR: Actividades que Producen Resultados [en realidad todas las actividades producen resultados… Definamos, primero cuáles son los resultados deseados].

En lo comercial, generalmente son aquellas que nos llevan directamente a generar ingresos. Pueden ser la generación y realización de entrevistas; la preparación y presentación de propuestas…

Actividades AMARILLAS: Son importantes. También apuntan al logro de metas y resultados pero éstos no los vamos a ver en lo inmediato; son la preparación para las actividades verdes.

Planificación, entrenamiento, lectura, formación, monitoreo de actividades, búsqueda de nuevos nichos, responder requerimientos de clientes, pedir recomendaciones, …

Actividades ROJAS: apuntan al alivio de la tensión. Son de baja prioridad. Pueden ser importantes en su justa medida.

La celebración, la re – creación, el re – conocimiento;  premiarnos cuando logramos algún resultado.  

En exceso, pueden ser peligrosos para uno y para los demás.

No importa cual sea la metáfora o el diagrama, lo importante es que -cada día- al irnos de la oficina administrativa o comercial nos hagamos algunas de estas preguntas:

¿Qué acciones de cada cuadrante  o de cada color hice hoy?

¿Qué tiempo dediqué a cada cuadrante o a actividades de cada color hoy?

¿Qué cosas hice hoy que sirvieron para lograr los objetivos que me propuse?

Y pensando más generosamente… ¿A cuánta gente ayudé a resolver situaciones del cuadrante I; a cuántas ayudé a estar en el cuadrante II y a cuánta importuné ubicándolas en el cuadrante III ó IV?

Se puede poner un rotafolio, tablero o cartelera en cada oficina comercial con los cuatro cuadrantes o el semáforo y al retirarse cada uno escribir su reporte. Periódicamente se puede hacer un balance para revisar en qué área nos movemos grupalmente.  

 

BONUS TRACK

Imaginá que cada día encontrás 1440 euros…

¿Qué harías con esos 1440 euros?

—-

“Si no formamos conscientemente buenos hábitos, nos estaremos formando inconscientemente malos hábitos”

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One Response to SemanaRAF 38 – 2010

  1. Mariano Durlach dice:

    Diego Chornogubsky nos escribe por línea privada y nos aclara:
    Hola Mariano! Gracias por la info. Me pareció muy buena.
    Con respecto a las actividades verdes, en KBI creemos que para el agente son solo dos: agendar nuevas entrevistas bajo condiciones favorables e intentos de cierre. Preparar propuestas es importante (amarillo), pero recién se transforma en verde cuando estoy frente el prospecto presentandola e intentando el cierre.
    Gracias Diego!!!

    Me gusta

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